El inventario de recursos de información como herramienta de la auditoría de información

En este entrada les voy a comentar hacerca de los recursos de información que toda empresa u organización posee o debe poseer, esto para que las mismas realicen todas sus funciones de la manera correcta.

Como ya conocemos es importante que en toda organización se lleve una adecuada auditoria de la información, debido a que esta ayuda al mejoramiento y desarrollo de la misma, es por eso que como menciona el autor es importante que tomemos en cuenta que en toda organización la auditoria debe ser una de las primeras actividades y procesos que se lleve a cabo dentro de toda empresa, esto para cumplir con todos los objetivos y requerimientos y el buen funcionamiento de la empresa.

El autor menciona en la lectura cual es la diferencia que existe entre auditoria de la información y auditoria del conocimiento,que la primera tiene como objeto de trabajo los recursos de información explícita;  y el  conocimiento sería una ampliación de la misma, que incluiría también las fuentes de información tácita, íntimamente relacionados con el denominado capital intelectual (Tramullas, Jesús, 2003)

Es importante rescatar que la auditoria de la información tiene ademas como objetivo atender los recursos de información, recursos humanos, flujos de información, y formulación de políticas en función de objetivos de toda empresa, de ahí la importancia de que la aplicación de la auditoria de la información  y esta  debe de relacionarse con todos los procesos establecidos dentro de  la organización.

Para toda empresa es necesario que se lleve un adecuado control de los recursos de información que salen y entran a la misma, debido a que estos son el motor o funcionamiento de la empresa. 


Es importante que se brinden los recursos adecuados en cada área de la organización, por ejemplo: si en el departamento de mercadeo no existen recursos tales como publicidad, boletines, afiches, que promocionen la organización, esta no va a poder llevar una buena promocion de la empresa, por lo que de esta forma se generan inconsistencias.

Mapa Conceptual

Organización de la  información: un factor determinante en la gestión empresarial

Fenómeno de  explosión de la información fue la imprenta

En el siglo XVII se estableció como vehiculo de la información científica las revistas y provoca un aumento de la circulación de documentos impresos.

En el siglo XXI se trata de una revolución basada en la información, porque los avances tecnológicos permiten procesar, almacenar, recuperar y comunicar información.

Información y conocimiento como factor de éxito en el entorno empresarial

Es evidente el  valor de la gestión de la información para las empresas para su éxito, sus productos son indispensables para aumentar la competitividad, mejorar la calidad de los productos y servicios, procurar la satisfacción de los clientes

La gestión del conocimiento se ocupa de la identificación, captura, recuperación, presentación y transmisión de los datos, informaciones y conocimientos de la empresa.

Los procesos de descripción, análisis y representación de la información, así como las tecnologías son herramientas que contribuyen al desempeño, aprendizaje.

Elementos para la gestión del conocimiento de la empresa son:

• Gestión de la documentación interna
• Arquitectura de contenidos Internet/ intranet.
• Estrategias para la gestión de la información y el conocimiento
• Gestión de recursos de información externa.

Organización de la información y el conocimiento en el entorno empresarial

El conocimiento se construye a partir de la información recibida. Ejemplos: mensajes, informes,  circulares, normas, manuales de procedimiento, estudios de mercados,, bases de datos, etc.

Tareas básicas del profesional de la información para la gestión y organización del conocimiento explícito:

• Selección
• Procesar
• Descripción formal de los documentos
•   Evaluación y análisis de información
•  Almacenar y recuperar la información
• Diseminar
• Estudiar impacto de los servicios de información
• Estudiar usuarios y sus necesidades de información

 Beneficios esperados con la gestión de la información en las empresas

•       Disponer de información necesaria en el  momento oportuno
•     Colocar a disposición de todos los miembros de la empresa recursos de información generados dentro de la propia empresa, necesarios para el desarrollo de las tareas cotidianas
•      Integrar y administrar la información interna y externa como un todo para facilitar la toma de decisiones más eficientes
•    Crear una estructura organizativa que garantice y facilite la comunicación entre sus miembros
•      Desarrollar una cultura empresarial de coordinación entre los individuos en la empresa.
•       Reducir los costos de la administración de documentos.
•           Mejorar la respuesta a los clientes. Suministradores, distribuidores y a quienes financian la empresa.
•    Generar productos más innovadores y menos costosos

Importancia de la Auditoria de la Información en las organizaciones

En primera instancia debemos conocer el concepto de  auditoria de la 
información, el cual es el siguiente:

"Metodología global que permite detectar de forma sistemática el uso, los recursos y los flujos de información dentro de una organización, y determinar qué información es crítica para el cumplimiento de su misión y objetivos. Identifica necesidades, duplicidades, costos, valor y barreras, que obstaculizan el flujo de información eficientes". Ana Cristina Soy.

Partiendo  de esta definición que nos brinda la autora, podemos entender  que  la  auditoria de la  información nos permite detectar el uso, el recurso, el flujo de la información que forma parte de la empresa, esto con el objetivo de conocer y evaluar si la información que se transmite dentro de la  organización  cumple con los requerimientos de la misma, tales como misión, visión, objetivos, metas, entre otros.             

También es importante que todas las organizaciones al realizar el proceso de evaluación de la información detecten anomalías en estas, duplicidades y carencias, esto para saber que información es necesaria dentro de la empresa, cual es importante obtener y cual no.

El auditar la información que se tiene como recurso en una organización es de suma importancia, debido a que si en una organización se lleva una adecuada evaluación de la información, tomando en cuenta procedimientos, parámetros o características del documento,formatos,soportes, entre otros; esta información se podra gestionar de la mejor manera a todos los miembros que forman parte de la organización, esto para que se lleve un control apropiado tanto de la información que entra y  la que sale de la organización como la que se transmite a los miembros de la misma.

Como todos sabemos vivimos en una era donde la información y el conocimiento se han expandido en grandes cantidades y debido a esto se tiene gran cantidad de información y conocimiento dentro de las empresas, por lo que necesario mantener estándares donde dentro de las compañías,  solo se maneje la información que se es necesaria para la misma.

Es importante que toda empresa reconozca que dentro de la misma  el activo más importante es el conocimiento, por lo que de  esta manera es necesario que en toda organización se lleve a cabo la auditoria de la información, esto  para que se  de un adecuado desempeño de todas las actividades y funcionamientos de la empresa.